Ile kosztuje wdrożenie e-commerce B2B? Pełny budżet platformy bez niedoszacowań

Ile kosztuje wdrożenie platformy e-commerce B2B? To jedno z pierwszych pytań, jakie zadaje zarząd i jednocześnie jedno z najtrudniejszych pytań, bo nie ma na nie jednoznacznej odpowiedzi. Wiele firm ogranicza budżet do ceny platformy B2B. Jednak prawdziwy budżet zawiera wiele więcej. Zawiera oczywiście koszt systemów, ale też ludzi, zmiany procesów, marketingu, aspektów prawnych czy też utrzymania. Dlaczego tak wiele budżetów okazuje się zaniżonych już po kilku pierwszych miesiącach wdrożenia? Za chwilę rozłożę to na czynniki pierwsze.

 

Oprogramowanie - nowe i obecne

 

Skoro mowa o platformie B2B, to mowa o systemach i to najczęściej znajduje się rzeczywiście w budżecie, to znaczy znajduje się tam platforma e-commerce B2B, ale czy w tym miejscu powinna się znaleźć sama platforma, czyli w pozycji systemy powinniśmy uwzględnić tylko platformę B2B? No nie, niedawno mówiłam o tym, że projekt B2B, projekt wdrożenia takiej platformy to projekt dużo szerszy. To projekt, który zahacza o wiele różnych działów i współpraca tych działów i organizacja procesów we wszystkich tych działach, na przykład sprzedaży, logistyki, magazynu, marketingu, dziale prawnym chociażby, jest bardzo ważna.

 

I teraz, żeby to wszystko nam zadziałało, to mamy dużo więcej systemów, że tak powiem, na pokładzie, które musimy wziąć pod uwagę, niż tylko sama platforma. Co to oznacza dla budżetu takiego wdrożenia? Oznacza to, że może nam się pojawić więcej systemów niż sama platforma. Może nam się pojawić konieczność wdrożenia CRM-a dla handlowców, jeżeli jest ich wielu i jest to duży problem i do tej pory nie pracowali na żadnym CRM-ie. Może się pojawić konieczność wdrożenia PIM-a, czyli systemu do zarządzania informacją produktową, żeby uporządkować dane, które mamy o naszych produktach, bo może się okazać, że w większości przypadków tak jest, że nasze dane nie są uporządkowane, nie są ustrukturyzowane i nie są gotowe do importu i do integracji właśnie z taką platformą. Może się też okazać, że potrzebujemy do wdrożenia OMS-a, czyli systemu, w którym będziemy zarządzać zamówieniami i naszą sprzedażą, jeżeli mamy wiele różnych kanałów albo planujemy w niedługim czasie po wdrożeniu platformy wejście również na przykład na marketplace’y.

 

W związku z tym, jeżeli potraktujemy ten projekt całościowo, a nie tylko jako wycinek, czyli samą platformę B2B, to może się okazać, że w jednym czasie ten projekt nam trochę spuchł, tak? I w jednym czasie potrzebujemy wdrożyć kilka systemów. I wtedy do budżetu takiego projektu e-commerce wpisujemy już nie tylko samą platformę B2B i jej koszt, ale wpisujemy też koszt PIM-a, CRM-a, OMS-a oraz, co ważne, te systemy trzeba ze sobą zintegrować, więc musimy uwzględnić również koszty integracji.

 

Nie dotknęliśmy jeszcze w tym miejscu jeszcze jednego systemu, czyli systemu ERP, który jest podstawą wielu informacji, ale też w nim jest wiele źródeł działania, źródeł procesów. I teraz jeśli nasz system jest troszkę przestarzały, być może jest już nawet nie wspierany przez dostawcę, nie jest rozwijany, jeśli tam potworzyliśmy sporo różnych takich potworków do podoklejanych do tego systemu i on nie jest w stanie spełnić właśnie naszych chociażby podstawowych oczekiwań w zakresie obsługi zamówień, w zakresie dokonywania rezerwacji towarów, to może się okazać, że albo potrzebna nam jest rekonfiguracja takiego ERP-a, bo źle go skonfigurowaliśmy. Po prostu on się nadaje, tylko nie w takiej formie, w jakiej funkcjonuje dzisiaj. Albo może się okazać, że jest konieczna jego wymiana. I to jest znów koszt, który trzeba uwzględnić.

 

Niezależnie czy to wymiana, tu koszt większy, czy też jest to rekonfiguracja, tu koszt trochę mniejszy, ale znów trzeba znaleźć kolejnego dostawcę, kolejną firmę, która nam w tym pomoże i się tym zajmie. Więc może się okazać, że potrzebujesz rzeczywiście tylko platformy B2B, a może się okazać, że potrzebujesz jeszcze czterech innych systemów i bardzo dużej rozszerzonej integracji. I już w tym pierwszym aspekcie takim podstawowym, systemowym możesz mieć bardzo duży rozjazd w budżecie, który zaczynasz planować. Dlatego warto myśleć o tym trochę szerzej. Jeżeli myślisz o tym projekcie jako po prostu wdrożenie samej platformy, to musisz się zastanowić, czym to skutkuje, co to pociąga ze sobą, tak jakby jakie skutki pociąga za sobą wdrożenie takiej platformy.

 

Na początek zacznijmy od tych skutków systemowych. Już widzisz teraz, że niekoniecznie może to być kwestia wdrożenia tylko jednego systemu, ale nawet kilku różnych systemów, a to już powoduje dużo, dużo większe koszty, które musisz skalkulować, a potem sprawdzić, czy cię na to stać i w jakiej perspektywie czasowej możesz sobie na to pozwolić. Punkt pierwszy, systemy odhaczone.

 

Zespół i kompetencje

 

Punkt drugi, zespół i jego kompetencje. Przejdźmy teraz do kwestii ludzi, do kwestii zespołu i tego, kogo masz w tym zespole, kogo będziesz potrzebować, jak policzyć koszt w ogóle tego zespołu. Zacznijmy więc od tego, że do tego projektu potrzebujesz lidera projektu. W zależności od tego, jaką rangę ten projekt ma w twojej firmie i jaką skalę też ma w twojej firmie i jakie cele powinien realizować, liderem projektu będzie albo osoba, która już jest w firmie i na przykład jest to dyrektor sprzedaży, czy jest to właściciel, który poświęci część swojego czasu na to, żeby zarządzać takim projektem, ale może się okazać, że potrzebujesz nowej roli, na przykład dyrektora e-commerce. To są już zupełnie inne koszty, czyli jak to jest mniejszej rangi projekt i może go wykonać ktoś, kto już jest zatrudniony w firmie, poświęcając temu część swoich godzin. Inaczej jak musisz zatrudnić dyrektora e-commerce. Dyrektor e-commerce to też rola, która zostanie z tobą na dłużej.

 

Możesz powierzyć prowadzenie takiego projektu zewnętrznemu konsultantowi, czyli wziąć taką osobę na jakiś czas, na czas tego projektu, żeby dopilnowała takiego wdrożenia, a następnie później już bieżące sprawy operacyjne przekazać do pracowników, których masz w firmie, bądź też zatrudnić kogoś niższego rangą, na przykład menedżera e-commerce, który będzie już pilnował dalej tych kwestii. Wszystko zależy od tego, jak duży obszar masz do cyfryzacji, jaką rolę będzie pełnić ta platforma, jak dużą masz firmę, jak bardzo rozbudowane procesy backoffice i czy potrzebujesz rzeczywiście dyrektora e-commerce w swojej firmie, czy potrzebujesz jednak innego modelu. W każdym razie musisz policzyć albo rzeczywiście tego pracownika, takiego zewnętrznego konsultanta na czas projektu, czyli liczysz jego koszt, ale wiesz, że to jest na jakiś czas, albo liczysz dyrektora e-commerce przez już pełny czas, wiedząc, że on zostanie po wdrożeniu i również wtedy musisz kalkulować jego koszt, jeżeli chcesz liczyć na przykład wzrost, zwrot z inwestycji we wdrożenie takiej platformy, albo liczysz sobie tego project managera plus potem menedżera e-commerce. W każdym razie tego lidera projektu musisz tutaj rozłożyć to na czynniki pierwsze, zobaczyć, który model jest najlepszy dla twojej firmy i skalkulować również te koszty. To jest rzecz, można powiedzieć, w tych zasobach ludzkich, czyli lider tego projektu, osoba odpowiedzialna za ten obszar w twojej firmie.

 

Kolejne osoby to są właśnie osoby, które będą się zajmowały już działaniami operacyjnymi. To będzie osoba, która będzie potrzebna do marketingu. W zależności jaki masz zasób danych, może się okazać, że potrzebujesz na przykład kogoś, kto nie tylko będzie robił proste posty na Facebooka, ale potrzebujesz na przykład fotografa do zrobienia zdjęć, czy też zdjęć packshotowych, produktowych, czy też zdjęć w kontekście, a może kogoś z umiejętnościami, jak masz bardzo dużą tę kartotekę, z umiejętnościami do przerobienia tych zdjęć i na przykład zrobienia zdjęć kontekstowych przy użyciu sztucznej inteligencji. Może tak być, że będziesz potrzebować osoby, która potrafi nakręcić filmiki, filmiki instruktażowe bądź też po prostu filmiki z miejsca danego, na przykład montażu, jeżeli to są takie rzeczy, które można zamontować u klienta i możesz to pokazać później jako filmik z realizacji swojej usługi, z wykorzystaniem produktów, które sprzedajesz. Więc może się okazać, że nie wystarczy tylko ktoś, kto potrafi dobrze pisać, ale też ktoś, kto potrafi robić zdjęcia, robić grafiki, a może nawet kręcić filmy. Więc tutaj już są różne kompetencje, których potrzebujesz. Pytanie, w jakim zakresie potrzebujesz? W jakim wymiarze czasowym, czy tylko teraz, czy później też, czy teraz w dużym wymiarze, czy później w mniejszym wymiarze? Jak to będzie wyglądało już później, jeżeli chodzi o utrzymanie? A jak to będzie wyglądało na początku, kiedy musisz się przygotować? A powiedzmy, że nic nie masz, bo to może być różny wymiar pracy. Niekoniecznie potrzeba zatrudniać do tego kogoś na etat, ale też trzeba to odpowiednio skalkulować. To mogą być kwestie na przykład pracownika, który zajmie się kartoteką produktową, uporządkowaniem tych danych, uporządkowaniem tej kartoteki. To może być ktoś z wewnątrz, kto dostanie to jako dodatkowe zadanie do obecnej pracy, do czegoś, czym się zajmował dotychczas. Ale tutaj też powinieneś policzyć, ile godzin będzie spędzać na właśnie tej pracy, żeby policzyć sobie to jako koszt wdrożenia tej platformy. To, że to robi wewnętrzny pracownik, to nie oznacza, że on nie kosztuje. On kosztuje również za godzinę. Więc jeżeli ma robić takie rzeczy, to warto przeliczyć, w jakim wymiarze czasowym i policzyć po prostu też jako koszt, który ponosisz w związku z wdrożeniem platformy. To jest bardzo ważne, żeby później dobrze obliczyć zwrot z inwestycji. Oczywiście w zależności od tego projektu możesz potrzebować różnych innych specjalistów. Możesz potrzebować konsultanta, który ci będzie doradzał biznesowo. Możesz potrzebować również analityków, jeżeli zamierzasz od razu od początku dobrze zaplanować przekazywanie danych między platformami, agregowanie tych danych oraz całą analitykę, którą razem, że tak powiem, z platformą wprowadzisz do swojej firmy, aby podejmować decyzje nie na podstawie intuicji, a na podstawie danych. Więc to jest ważne, żeby sobie określić, jakie kompetencje masz wewnątrz, jakie musisz wziąć z zewnątrz. Czy później po uruchomieniu ty zatrudnisz kogoś na etat, na przykład kogoś do pisania kontentu, do marketingu oraz zarządzania kontaktami z outsource’owanymi firmami. Jeżeli będziesz mieć outsourcing, to w jakim zakresie? Do czego? Do SEO, do Meta Adsów, Google Adsów? W jakim wymiarze, jakie budżety zamierzasz na to poświęcać. Pamiętaj, że ten projekt cały powinieneś kalkulować, ten budżet tego projektu powinieneś kalkulować do etapu wdrożenia, ale też i później. Czyli nie tylko tych ludzi, których potrzebujesz dzisiaj, ale też tych ludzi, których będziesz potrzebować już po uruchomieniu sprzedaży. Dobrze jest przemyśleć właściwie ten temat, podzielić to sobie na etap wdrożenia i później na etap już utrzymania, podzielić to sobie na zasoby wewnętrzne i zewnętrzne i też podzielić sobie to na takie okresy. Kogo potrzebujesz punktowo tylko na jakiś czas, przez jakiś czas, żeby zrobił swoją pracę i on zniknie. A kogo potrzebujesz długofalowo we współpracy? Kto po wdrożeniu tego projektu zostanie z tobą, bo musi zostać, bo musi wykonywać swoje obowiązki. Rozpisz to sobie, a następnie skalkuluj chociażby po stawkach rynkowych, jeżeli to są ludzie z zewnątrz. Nie pomijaj nikogo. Lepiej skalkulować więcej i dać jeszcze bufor zapasowy, niż później się zdziwić.

 

Koszty inwestycyjne i abonamentowe

 

Skoro już zaczęłam mówić o dzieleniu tych kosztów i kategoryzowaniu sobie tych kosztów, to pamiętaj, że w każdym aspekcie, a szczególnie w aspekcie systemów, tych rozwiązań technologicznych, warto podzielić sobie ten budżet przede wszystkim na inwestycje i na utrzymanie, to znaczy na opłaty wdrożeniowe, inwestycyjne, które ponosisz raz podczas wdrożenia tej platformy. Są to opłaty zazwyczaj za konfigurację jakichś systemów, czy też jakaś opłata początkowa za uruchomienie, czy też za development, czyli za wyprodukowanie dla ciebie jakichś dedykowanych funkcjonalności w platformie, ale są to wszystko opłaty, które ponosisz raz. Jest to opłata inwestycyjna. Tak samo możesz potraktować w ten sposób, jeżeli bierzesz zewnętrznego konsultanta w roli project managera do tego, żeby zajął się wdrożeniem takiej platformy, przeprowadził ten projekt do uruchomienia, a potem rezygnujesz z takich usług, projekt jest wdrożony, już rozwój tego projektu, produktu de facto, jakim jest platforma, będzie u ciebie prowadził ktoś inny, ktoś już zatrudniony wewnątrz firmy, to wtedy takiego konsultanta możesz również potraktować jako koszt inwestycyjny, tak, jako ten koszt wdrożeniowy, jednorazowy. Jeśli natomiast zamierzasz zostać z tym konsultantem na jakimś pakiecie abonamentowym już po uruchomieniu platformy, żeby dalej cię wspierał swoją wiedzą, informacjami i trochę kontrolował, czy dobrze to robisz, idziesz w dobrym kierunku, czy nie odpływasz gdzieś na bok od tej ustalonej początkowej wizji, to też policz tutaj opłatę abonamentową, czyli utrzymaniową. Policzą podwójnie.

 

I teraz przechodząc do tych opłat abonamentowych, w zależności od tego jak będziesz wdrażać te platformy, i tak zawsze będą jakieś opłaty abonamentowe. Jeżeli będziesz wdrażać rozwiązania SaaS, czyli software as, które należą do jakiegoś dostawcy, czyli nie są twoje, kod nigdy nie będzie twoją własnością. Masz to na zasadzie licencji, płacisz abonament za korzystanie z czyjegoś oprogramowania de facto, to wtedy zawsze masz tą opłatę początkową dotyczącą konfiguracji, jakichś developmentów, przygotowania środowiska i tak dalej, testów chociażby, które też są robione przed uruchomieniem, oraz później masz opłatę abonamentową. Ich stawki są różne, ale zawsze tą opłatę będziesz mieć. Jeśli wdrażasz rozwiązania open source, to często też wiele firm, szczególnie takich, które nie mają swojego działu IT, oddają utrzymanie, czyli opiekę nad tym oprogramowaniem, nad tym kodem. Pomimo, że on należy do nich, został im przekazany po tym wdrożeniu, to też opiekę nad tym rozwiązaniem oddają w ręce agencji, najczęściej tej samej, która to wdrożenie robiła. I wtedy też płacimy właśnie miesięcznie taki abonament, taką opłatę utrzymaniową za opiekę tej agencji.

 

Innego rodzaju opłaty, które tu się pojawiają, to są też opłaty cykliczne, na przykład za serwery, za domenę, która jest już po naszej stronie, trzeba sobie wykupić, bo u dostawcy SaaS-owego, jeżeli ci bardzo nie zależy na swojej domenie, swojej nazwie, to możesz też, często tak jest, możesz po prostu trzymać tę platformę na jego domenie jakiejś. Natomiast są to opłaty serwerowe, są to opłaty za domenę, za certyfikat bezpieczeństwa, więc tu również wchodzą kolejne opłaty, które masz miesięcznie. Jeżeli masz wiele integracji i do tych integracji trzeba było napisać jakieś konkretne aplikacje integracyjne, to one też muszą gdzieś być postawione, tak? To znaczy też muszą mieć jakieś środowisko, jakieś serwery, na których działają. Najczęściej są to serwery chmurowe. One nie kosztują jakoś bardzo dużo. To zależy oczywiście od skali tego rozwiązania i tego, co tam się będzie działo, ale powiedzmy nie są to jakieś gigantyczne koszty. Natomiast musisz to również policzyć, że taki koszt będzie. Więc to będzie też twój stały koszt. W przypadku rozwiązań SaaS tego typu koszty są po stronie dostawcy. To znaczy ty płacisz abonament, ale już się tymi wszystkimi rzeczami nie przejmujesz, już tych kosztów nie ponosisz.

 

Natomiast jeżeli wdrażasz rozwiązanie open source, no to to jest po twojej stronie. Może to wszystko, tym wszystkim się zająć i to wszystko policzyć w ramach też jednego abonamentu agencja, która wdrażała takie rozwiązanie, ale możesz to rozbić osobno, tak? To znaczy agencję wziąć do utrzymania, do reakcji na jakieś awarie, podpisać z nią odpowiednie SLA, czyli taką umowę na to, jak szybko będzie reagować na różnego rodzaju awarie i na jej dostępność. Natomiast pozostałe rzeczy możesz wykupować osobno, to już zależy od ciebie, więc wtedy też trzeba przeliczyć takie elementy. Jeżeli wdrażasz rozwiązanie na open source’ie i wiesz, że przyszłościowo będziesz w najbliższym czasie rozwijać to o kolejne elementy, no to też musisz policzyć koszty modułów, wtyczek, bo nie wszystkie są darmowe. Część jest też płatna jednorazowo jako wykupienie. Niektóre są płatne raz na rok, czyli też wykupujemy sobie licencję na jakiś czas i wtedy trzeba to policzyć w perspektywie czasowej, ile nas to będzie kosztowało przy wdrożeniu oraz później jakie to będą koszty te cykliczne, które będziemy ponosić co miesiąc. Jaka będzie ich wielkość, jaka będzie skala tych kosztów, ponieważ to też będzie nam wpływać na to, jakie pieniądze musimy wyłożyć, tak? Jak będziemy liczyć ten zwrot z inwestycji, jakie koszty będą nam wpływać na ten wskaźnik. Także punkt trzeci już chyba, jeśli dobrze pamiętam, to jest podzielenie sobie tych kosztów na koszty jednorazowe, wdrożeniowe oraz na koszty cykliczne, czyli koszty abonamentowe.

 

Marketing i onboarding

 

Skoro przeszliśmy już do tego podziału na koszty jednorazowe oraz koszty cykliczne, czyli koszty wdrożeniowe i koszty utrzymaniowe, to musisz też w taki sam sposób potraktować koszty marketingowe. Koszty marketingowe będą pojawiały się zarówno w tym etapie wdrożeniowym, jak i w tym etapie utrzymaniowym. I teraz jakie koszty mogą ci się pojawić na przykład w tym etapie wdrożeniowym? Może to być koszt przygotowania materiałów do zasilenia systemu z informacją produktową. Mogą to być zdjęcia, mogą to być filmiki, zdjęcia 3D, jakieś rolki, grafiki, które będą potrzebne dodatkowo, żeby je zamieścić, czy to w waszych social mediach jako zapowiedź właśnie tej platformy już z taką informacją produktową o waszych produktach, być może nowościach produktowych już pokazaną w nowej formie, czy też po prostu zasilenia platformy albo na przykład PIM-a w informacje produktowe. To mogą być różnego rodzaju opisy, opisy krótkie, opisy długie, metadane, które będą potrzebne. Czyli tu już jest potrzebne zaangażowanie też ludzi od SEO, żeby odpowiednio przygotować te platformy pod kątem przyszłych działań. To też będą działania związane z przygotowaniem materiałów do onboardingu kontrahentów. Jeżeli mamy jakieś instrukcje do zrobienia, jakieś filmiki, jakieś tutoriale do nagrania, to też raczej marketing będzie się tym zajmował, żeby takie materiały przygotować, żeby je zamieścić w platformie tudzież na przykład na YouTubie czy na Vimeo, a potem w platformie podlinkować, ale to też będzie zadanie, które będzie wymagało czasu i zaangażowania właśnie w tym etapie wdrożeniowym.

 

Również przygotowanie akcji, akcji marketingowych, akcji sprzedażowych, przemyślenie lejka, kampanii, jakie będziemy stosować po uruchomieniu tej platformy. A gdy już ta platforma zostanie uruchomiona, wtedy trzeba policzyć i sprawdzić, jakie działania będziemy robić, jakie zasięgi chcemy zbudować, jaki ruch chcemy ściągnąć na tę platformę w związku z celem, jaki postawiliśmy. Jeżeli to będą kampanie płatne, to musisz policzyć też po pierwsze albo działania własne, albo koszt takiej agencji, koszty kreacji, które będą właśnie udostępniane w tych kampaniach, sam budżet, który przeznaczysz na te kampanie, żeby pozyskać ruch na swoją platformę. Więc jak już podzieliliśmy to na te etapy, to trzeba pamiętać, że te koszty marketingowe to też będą koszty, które będą przed uruchomieniem platformy, czyli w tym etapie wdrożeniowym, oraz później jako koszty, można powiedzieć takie operacyjne, ponieważ platforma tak naprawdę bez użytkowników jest martwym systemem, a marketing ma służyć właśnie do tego, żeby tych użytkowników na platformę ściągnąć. W związku z tym najpierw trzeba ją dobrze przygotować, a później trzeba prowadzić konkretne działania. Zanim platforma się wypozycjonuje, trochę czasu minie, więc w tym pierwszym etapie muszą to być działania płatne i musisz te wszystkie działania również skalkulować, żeby zobaczyć, jakiego rodzaju inwestycja czeka cię po uruchomieniu platformy.

 

Dlaczego to ważne przy planowaniu budżetu wdrożenia? Możesz powiedzieć: „No to przecież to będzie później, to po co mam to planować? To potem już nie wiem, niech się martwi dział marketingu, jak oni to zrobią, ile oni na to wydadzą. No wydadzą tyle, ile będziemy mieć pieniędzy albo tyle, ile prezes postanowi, że trzeba przeznaczyć i w sumie po co to liczyć? No właśnie po to, żeby się nie obudzić z ręką w nocniku przy uruchomieniu platformy, że w sumie dopiero wszystko powinno się zacząć, a ty odhaczasz checkbox, jakby się wszystko już skończyło, bo sama platforma nie sprzedaje. I jeżeli potraktujesz ten etap uruchomienia jako koniec tego projektu, to okej, może to być koniec projektu IT, koniec projektu wdrożeniowego, stricte technicznego, że ta platforma została przygotowana, może nawet trochę wewnętrznego, że wszystko uporządkowaliście, dopasowaliście procesy, że wszystko jest gotowe do obsługi tych zamówień. I co? Koniec. Jeśli to będzie koniec, to to rzeczywiście może być twój koniec jako firmy.

 

Dlatego, że sam nikt tu nie przyjdzie, sam się nikt nie dowie o tej platformie. To dopiero jest początek. Więc uruchomienie tej platformy nie można traktować jako koniec. Traktujesz to jako początek. Początek twojej przygody z e-commerce’em, początek twoich działań, które mają spowodować, że ta sprzedaż się pojawi, bo bez działania ta sprzedaż tam się nie pojawi. A żeby to działanie przyniosło jakiś ruch, to trzeba za nie zapłacić. Niestety tak to wygląda. Więc musisz sobie to wliczyć w koszty i musisz mieć na uwadze te koszty, które pojawią się po uruchomieniu platformy. Bardzo proszę, pamiętaj o tym i skalkuluj też ten etap, żeby potem nie zostać z ręką w nocniku i nie mówić, że wdrożenie się nie udało. Wdrożenie się udało, tylko sprzedaż może ci nie wychodzić, ale to z zupełnie innych względów. Dlatego ważne jest, żebyś miał pieniądze nie tylko na wyprodukowanie tej platformy, ale też na to, żeby zacząć na niej sprzedawać.

 

Bezpieczeństwo systemów i danych

 

Kolejny element związany z kosztami, z budżetem takiego projektu, to są aspekty prawne i dotyczące bezpieczeństwa. Jeśli mówimy o aspektach prawnych, to niestety większość firm traktuje je po macoszemu. Wszyscy je omijają. Przecież regulamin sklepu najgorszej opcji można skopiować z innych sklepów, co, uwaga, jest nielegalne, więc nie polecam. Natomiast mówię z perspektywy niektórych właścicieli firm, jak to wygląda. No przecież jest tak, jakby to był jakiś ogólny regulamin ogólnodostępny i obowiązujący we wszystkich sklepach. Nie ma czegoś takiego. Każdy musi mieć własność udokumentowaną, własność takich dokumentów prawnych. Dlaczego? Dlatego, że ten dokument prawny to jest czyjeś dzieło. Ja wiem, że dzieło może ci się kojarzyć z dziełem sztuki, z jakimś utworem muzycznym, obrazem takim jak ten, który wisi koło mnie. Więc no nie, niestety muszę rozczarować. Dokument też jest dziełem. Zgodnie z naszym prawem. To jest dzieło. Więc ktoś do tego dzieła ma prawa. Ma prawa osobiste, czyli autor, ten kto to stworzył, kto to napisał, i ma prawa majątkowe. Zazwyczaj w przypadku dokumentów do platform e-commerce’owych to jest właśnie sprzedawca, czyli ktoś, kto kupił od prawnika i w ten sposób pozyskał majątkowe prawa autorskie, przepraszam, pozyskał do takiego dokumentu. Więc mamy osobiste prawa autorskie i majątkowe prawa autorskie. Czasami one należą do tej samej osoby, czasami do dwóch różnych. Ważne, żebyś ty jako sprzedawca posiadał te majątkowe prawa autorskie do tych dokumentów.

 

I teraz w jaki sposób możesz pozyskać te majątkowe prawa? Albo kupując rzeczywiście jakiegoś gotowca, nazwijmy to tak, taki dokument, bo takie też są, i dostosowując go sobie w ramach własnej pracy, jeżeli masz takie kompetencje albo masz pracownika z takimi kompetencjami, to możesz to tylko dostosować, albo kupując, otrzymując fakturę od prawnika, który typowo dla ciebie napisał taki regulamin czy też politykę prywatności. Kiedy warto korzystać z gotowców? Kiedy rzeczywiście nie masz jakichś mocnych specyfik rynkowych, jakichś dodatkowych funkcjonalności dedykowanych dla ciebie, projektowanych i budowanych, wtedy zazwyczaj niewiele trzeba będzie zmieniać w takim regulaminie. Natomiast jeżeli te specyfiki już występują, wtedy trzeba skorzystać jednak z personalizowanych dokumentów, tak? Czyli jednak z takiej opcji, że ktoś dla ciebie to przygotuje, dlatego że to, co robisz, może ingerować i zmieniać na przykład prawo zwrotu. Chociażby jeżeli masz platformę B2B łączoną z B2C, to tam też mamy konsumenta, który może coś zwrócić, ale na przykład jeżeli masz personalizację produktów, no to to już jest produkt na zamówienie i tego zwrotu, możesz nie przyjmować zwrotu takich produktów, ale takich zapisów standardowo w takich gotowcach nie ma, więc tutaj trzeba to przemyśleć.

 

Kolejna rzecz, kiedy ci się przyda prawnik, to z każdym dostawcą musisz podpisać umowę. Umowę wdrożeniową, czasami umowę tą utrzymaniową abonamentową, czasami zaakceptować jakiś regulamin, na bazie którego jest zawierana współpraca. I teraz warto taką umowę przeczytać. Warto dać ją do prawnika do zaopiniowania albo do rozpisania ewentualnych komentarzy z poprawkami, tak żeby był uwzględniony twój interes. Naprawdę od tego dużo zależy. Ja wiem, że wiele firm nie widzi w tym wartości, a to poważny błąd. Umowy szykuje się na gorsze czasy, jak to mówią, tak? Na czasy wojny, na czasy, kiedy jest źle. Naprawdę źle się to może skończyć. Szczególnie jeśli na przykład nie przypilnujemy przekazania tych majątkowych praw autorskich w przypadku rozwiązań open source’owych. Wtedy się może okazać, że twój sklep nie jest twoim sklepem i z miesiąca na miesiąc agencja może podnieść ci abonament utrzymaniowy z 2000 na 20 000, na 50 000, na tyle, na ile będzie chciała, bo okaże się, że ten sklep należy do niej, a nie do ciebie, pomimo że to ty wyłożyłeś na ten sklep pieniądze, ale nie masz przekazanych do niego praw, więc twój nie jest. Ot, taki mały zapis, jeden paragraf w umowie, a potrafi bardzo dużo namieszać w biznesie. Nie jesteś w stanie stwierdzić, nawet czytając to na logikę, nawet jakbyś był świetnym polonistą, a coś o tym wiem, to nie jesteś w stanie stwierdzić, czy umowa, którą czytasz, na pewno jest dla ciebie bezpieczna, bo w prawie znaczenie mają nawet przecinki. Jeżeli jest nie w tym miejscu postawiony, co potrzeba, to na logikę jak czytasz zdanie, wydaje ci się, że jest okej i zabezpiecza twoje potrzeby, a tak naprawdę wcale tak nie jest. Więc nie rób z siebie bohatera, prawnika, nie kopiuj z internetu, zainwestuj w obsługę prawną, bo to daje ci podstawę do tego, żeby bezpiecznie prowadzić swój biznes.

 

Inny aspekt związany z bezpieczeństwem to jest bezpieczeństwo systemów, bezpieczeństwo danych. Jakiś czas temu zapytałam na LinkedInie, co oznacza dla ciebie bezpieczeństwo takiej platformy? Bezpieczeństwo w swoim biznesie. Były tam różne odpowiedzi: właśnie bezpieczne działanie systemu, bezpieczeństwo danych w kontekście RODO, bezpieczne integracje i systemy, ciągłość działania tych systemów. Więc odpowiedzi było kilka. O dziwo nikt nie zaznaczył odpowiedzi, która była związana z bezpieczeństwem procesów i integracji. Wiele osób skupiło się na ciągłości działania systemu i właśnie na RODO. Oczywiście są to rzeczy bardzo ważne, są to rzeczy, o których bardzo dużo i głośno się mówi. Są to takie, można powiedzieć, sexy tematy. Tak jakby biznes rozumie, że jak nie ma ciągłości działania systemu, jak on nie działa, no to biznes nie zarabia. Tak więc chcemy, żeby była ta ciągłość działania. O RODO, no to już nam tyle krzyczą i tyle widzimy różnych kar i tak dalej, że wiemy, że to RODO jest ważne i że trzeba tego dopełnić. Chociaż jak już przychodzi do szczegółów, to to naprawdę bardzo różnie wygląda. No ale powiedzmy, że ta świadomość jest taka, że powinniśmy o to zadbać.

 

Natomiast jeżeli mowa już o rzeczach takich bardziej technicznych, czyli właśnie integracjach, czyli zabezpieczeniach dostępu do systemów, jakimś podwójnym logowaniu, szyfrowaniu na przykład danych i tak dalej, jakimś obostrzeniom, żeby nam boty nie zaatakowały strony i nie zhakowały wręcz tej strony, tej świadomości nie ma. A warto się poradzić w tym aspekcie, ponieważ niezabezpieczony system jest naprawdę dużym ryzykiem. Jeśli rozwiniesz mocno swoją sprzedaż, jeśli naprawdę tam będzie szło mnóstwo transakcji, operacji i to będą milionowe kwoty, to później niedziałanie tego systemu może cię naprawdę dużo kosztować. A zhakowanie systemów przez ten jeden, że da się wejść, i zhakowanie wielu systemów w twojej firmie może spowodować całkowity paraliż działania twojej firmy. Całkowity. Znam przypadki, gdzie wiele lat funkcjonujące firmy z wieloma oddziałami w całej Polsce nagle jednego dnia straciły wszystko, totalnie wszystko i trzeba było budować to od nowa, od zera. Straciły dane z kilkudziesięciu lat, straciły systemy, dostępy do swoich systemów w wielu lokalizacjach w Polsce. Naprawdę to nie są żarty.

 

Wiem, że łatwo to ignorować, szczególnie jak się na tym nie znamy na co dzień, o tym nie słyszymy, więc wydaje nam się, że tego nie ma, że to nas nie dotyczy, tak? Natomiast kiedy już do tego dojdzie, to jest to bardzo poważna sytuacja. I zgodnie z zasadą dmuchania na zimne, ja zawsze zalecam, żeby jednak te kwestie bezpieczeństwa zabezpieczyć na samym początku, zanim jeszcze wystartujemy właśnie z taką platformą, ze sprzedażą, i pod kątem prawnym, i pod kątem technologicznym. To naprawdę się opłaci twojemu biznesowi.

 

 

Koszty dodatkowe i ukryte

 

I na koniec jeszcze krótko o tym, żeby doliczyć sobie jakiś bufor, bo z budową takiego ekosystemu e-commerce czy wdrożeniu samej platformy nawet e-commerce B2B jest trochę jak z budową domu czy też z remontem domu. Każdy, kto miał taką przygodę chociaż raz w życiu, dobrze wie, że nigdy się nie zmieścił w swoim budżecie. Zawsze zalecane jest doliczenie minimum 20% na nieprzewidziane jakieś ukryte koszty. Jeśli dobrze wykonałeś te lekcje, jeśli dobrze przygotowałeś ten budżet, to możesz zminimalizować to ryzyko i zostawić sobie jakiś 10% bufor. Trzeba o tym pamiętać, że zawsze coś jeszcze może się pojawić, ponieważ założenia tego projektu też w czasie się zmieniają, szczególnie jeżeli ten projekt długo trwa. Jeżeli jakiś jego element zmienisz po drodze, może wpływać na inne elementy i może skutkować tym, że coś będzie po prostu droższe.

 

Natomiast pamiętaj o tym, że możesz nie przewidzieć wszystkiego, żeby zostawić właśnie ten bufor, nieprzewidziane koszty. Jeśli chcesz zminimalizować to ryzyko, to polecam skonsultować się z osobami, które już przechodziły takie wdrożenie. Możesz po prostu poprosić konsultanta, konsultanta wdrożeniowego, biznesowego, odezwać się do takiej osoby, która wykonywała takie wdrożenia, żeby pomogła ci chociażby przewidzieć wszystkie te aspekty, czyli sporządzić taką listę rzeczy, które będą cię kosztować w tym projekcie, żebyś niczego nie pominął. Także ostatnie słowo to pamiętaj o tym, żeby dobrze przeliczyć, jeszcze raz sprawdzić oraz zostawić sobie pewien bufor, nieprzewidziane koszty.

 

Zapamiętaj!

 

A teraz, żeby zebrać na koniec wszystkie istotne kwestie, o których dzisiaj mówiłam, to w takim telegraficznym skrócie kilka zdań podsumowania. Po pierwsze, budżet wdrożenia platformy B2B to nie jest tylko tabelka z ceną licencji za platformę. Jest tam dużo więcej rzeczy i musisz o tym pamiętać, żeby wszystkie te rzeczy wprowadzić do swojej magicznej tabelki z kosztami. Projekt wdrożenia platformy B2B to jest tak jakby mapa całego projektu, czyli sporządzając ten budżet musisz już trochę wiedzieć, czego ten projekt dotknie, na czym ten projekt będzie polegał, jakich działów dotknie, jakich systemów dotknie, jakich zmian. To nie może być tak, że wpadniesz na pomysł: jaki mam projekt, i robisz budżet. No tak się nie da. Tak, musisz przewidzieć różne rzeczy, więc musisz mieć znajomość już trochę lepszą tego projektu.

Kolejna rzecz to bufor. Bufor, który musisz przewidzieć na ukryte i nieprzewidziane koszty. Czyli zawsze sobie zostaw zapas na rzeczy, które mogłeś pominąć. Mogły wcześniej się nie pojawić w ogóle jakieś założenia dotyczące projektu i wypłynęły one gdzieś tam dopiero później. Dlatego albo przerzucasz wtedy takie coś na kolejny etap wdrożenia projektu, albo po prostu zostaw sobie bufor, który pozwoli ci to zrealizować w tym samym czasie, jaki był zakładany dla projektu.

Pamiętaj, że jeżeli spojrzysz szeroko, uwzględnisz wszystkie te koszty, pełen obraz tego projektu e-commerce, to ten budżet nie będzie dla ciebie przeszkodą. On stanie się wtedy takim drogowskazem, przewodnikiem, będzie też wyznacznikiem tego, co będziesz robić, będzie też podstawą do harmonogramu, który w związku z tymi systemami sam się ułoży wręcz. Więc pamiętaj o tych kilku najważniejszych rzeczach, a szczególnie o tej jednej, że budżet projektu e-commerce B2B nie oznacza tylko kosztu platformy B2B. Powodzenia.