Jak wdrożyć platformę e-commerce B2B? Etapy, czas realizacji oraz wyzwania wdrożenia B2B

Wdrożenie platformy e-commerce B2B to strategiczny krok, który pozwala firmom zautomatyzować sprzedaż hurtową, ale wymaga dokładnego planowania i przemyślanej realizacji. W artykule odpowiadam na kluczowe pytania: jak wyglądają etapy wdrożenia e-commerce B2B, ile czasu realnie trwa taki projekt oraz jakie wyzwania i ryzyka mogą pojawić się na każdym z tych etapów. Zrozumienie procesu wdrożenia, potencjalnych trudności i sposobów ich przezwyciężania to fundamenty udanego wdrożenia. Przeczytaj, aby dowiedzieć się, jak przeprowadzić wdrożenie e-commerce B2B sprawnie i skutecznie.

Z tego artykułu dowiesz się:

1. Jakie są kluczowe fazy wdrożenia platformy B2B? [7 minut]
2. Jakie dokumenty są potrzebne na etapie analizy i planowania wdrożenia? [3 minuty]
3. Kto powinien być zaangażowany w proces wdrożenia? [5 minut]
4. Ile czasu trwa wdrożenie standardowej platformy e-commerce B2B? [2 minuty]
5. Czy można przyspieszyć wdrożenie platformy B2B? [2 minuty]
6. Czy wdrożenie obejmuje integrację z istniejącymi systemami firmy, jak ERP lub CRM? [2 minuty]
7. Jakie są najważniejsze funkcjonalności platformy e-commerce B2B, które należy włączyć na początku? [2 minuty]
8. Czy platforma B2B powinna zostać przetestowana przed uruchomieniem? [3 minuty]
9. Jakie są najczęstsze wyzwania podczas wdrażania platformy B2B? [4 minuty]
10. Jak zarządzać zmianami w organizacji podczas wdrożenia platformy B2B? [4 minuty]
11. Jakich błędów unikać w procesie wdrożenia? [2 minuty]

[39 minut czytania]

Na początku wyjaśnijmy kwestię nazewnictwa. Co określamy słowem „wdrożenie”? Określenia tego używa się w dwojakim znaczeniu. Biznes określa tak cały projekt e-commerce. Branża IT wdrożeniem nazywa projekt IT, czyli proces konfiguracji lub stworzenia oprogramowania.

W tym artykule jako wdrożenie rozumiem projekt IT, czyli jeden z etapów projektu e-commerce. Projekt ten rozpoczyna się w momencie, gdy zaczynamy współpracę z dostawcą oprogramowania lub agencją IT.

Jeśli chcesz poznać wszystkie etapy: przed projektem i w projekcie e-commerce, to obejrzyj 8. lekcję mojego kursu: Etapy projektu.

Zaczynamy 👊

Jakie są kluczowe fazy wdrożenia platformy B2B?

Chcesz zacząć sprzedawać hurtowo przez Internet i wiesz, że jest do tego potrzebne narzędzie, czyli oprogramowanie. W tym momencie pojawia się pytanie, jak wdrożyć e-commerce B2B? Wdrożenie platformy e-commerce B2B jako projekt IT składa się z kilku kluczowych faz, które pomagają zarządzać procesem, minimalizować ryzyko i zapewnić zgodność z oczekiwaniami biznesowymi.

Projekt wdrożenia e-commerce B2B dzieli się na etapy:

1. Analiza przedwdrożeniowa i planowanie (faza discovery),
2. Projektowanie (faza design),
3. Budowanie, konfiguracja i integracja (faza development),
4. Testowanie i optymalizacja (faza testing),
5. Uruchomienie (faza deployment).

Po etapie uruchomienia platformy B2B, projekt IT przechodzi w fazę utrzymania, czyli wsparcia i optymalizacji (faza maintenance).

Krótko omówię teraz każdy z tych etapów.

1. Analiza przedwdrożeniowa i planowanie

W tym miejscu zwrócę Twoją uwagę na to, że analizę przedwdrożeniową warto wykonać zanim pójdziesz do dostawcy IT i rozpoczniesz projekt IT. Dzięki temu w analizie znajdą się wymagania wobec platformy, dostosowane do potrzeb i celów biznesowych, a nie do produktu sprzedawanego przez dostawcę IT. Po przyjściu do dostawcy z wykonaną analizą, etap ten skróci się do kilku spotkań uszczegóławiających zakres projektu. Na podstawie dokumentu analizy przedwdrożeniowej firma IT przygotuje harmonogram projektu IT. Więcej na temat analizy przedwdrożeniowej przeczytasz w artykule Jak przeprowadzić analizę przedwdrożeniową w e-commerce B2B?

2. Projektowanie

Głównym celem tego etapu jest przekształcenie wymagań biznesowych w szczegółowy projekt funkcjonalny i techniczny. W fazie planowania powstają makiety i prototypy interfejsu użytkownika (UX/UI), projektowana jest architektura systemu (bazy danych, integracje, moduły), definiowany jest plan testów i strategia zarządzania danymi, a także standardy bezpieczeństwa i zgodności (np. RODO). Efektem tych działań jest powstanie specyfikacji technicznych i funkcjonalnych, projektu wizualnego platformy i dokumentacji architektonicznej.

W tym miejscu musisz wiedzieć, że ten etap inaczej będzie wyglądał w przypadku rozwiązań open source, a inaczej w rozwiązaniach typu SaaS. Projekt wizualny (tzw. mockupy) możesz zrealizować z zewnętrzną agencją, może go wykonać agencja IT wdrażająca oprogramowanie lub możesz skorzystać z gotowych „skórek” w rozwiązaniach SaaS.

3. Budowanie, konfiguracja i integracja

Dochodzimy do najdłuższego etapu w projekcie IT. Ruszają prace po stronie dostawcy/agencji oraz po stronie klienta. W tym momencie dzieją się 3 rzeczy:

• Budowanie – tzw. development (rozwój). W przypadku rozwiązań open source ten element zawsze występuje. Pomimo gotowych modułów i wtyczek, trzeba z tych „klocków” zbudować platformę. W przypadku rozwiązań SaaS, jeśli nie ma konieczności budowania dedykowanych funkcjonalności lub modyfikacji tych, które posiada system, to element ten nie występuje. Jeśli masz specyficzne wymagania, wykraczające poza specyfikację rozwiązania SaaS, to dostawca w tym czasie będzie produkował dla Ciebie kawałek systemu.
• Konfiguracja – występuje po obydwu stronach. Część rzeczy konfiguruje dostawca lub agencja – zazwyczaj te, które wymagają dostępu do kodu. Inne konfiguruje Twój zespół – są to rzeczy dostępne do modyfikacji z poziomu CMSa (panelu administracyjnego).
• Integracja – w tym obszarze pracują specjaliści po obydwu stronach: agencja IT/dostawca oprogramowania oraz Twój zespół IT lub zewnętrzny integrator. Tutaj występują różne scenariusze. Nie martw się. Brak wewnętrznych zasobów IT nie jest przeszkodą. Większość systemów posiada tzw. API, czyli otwarty dostęp do interfejsów integracyjnych. Na rynku jest też wiele firm integratorskich. Nie piszę, jakie systemy najczęściej integrujemy, bo każdy projekt mocno się różni w tym zakresie.

W tym etapie stworzone zostaje środowisko testowe. Co to jest? Musisz wiedzieć, że systemy posiadają kilka środowisk, czyli takich wersji. Każda z nich służy innym celom.

Wyróżniamy środowiska:

• lokalne – najprościej mówiąc, to komputer programisty, na którym pisze nowy kod i sprawdza jego działanie,
• deweloperskie – wspólne środowisko programistów, pracujących nad jednym projektem lub produktem. Tutaj dodawany jest nowy kod, który przechodzi wewnętrzne testy,
• testowe – środowisko, na które jest dodawana nowa wersja systemu, poszerzona o nowe funkcjonalności. W tym środowisku wykonują swoją pracę testerzy manualni, wykonywane są testy automatyczne, wydajnościowe itd.,
• QA – (quality assurance) to środowisko często występuje zamiennie do środowiska testowego. Jest wersją, w której klient wykonuje testy akceptacyjne przed wprowadzeniem nowej wersji systemu do użytkowania przez swoich klientów i pracowników,
• produkcyjne – to środowisko, w którym odbywa się sprzedaż.

4. Testowanie i optymalizacja

Testowanie ma na celu zapewnienie jakości platformy przez identyfikację i eliminację błędów. Jest wiele rodzajów testów, np.:

• funkcjonalne – sprawdzenie, czy wszystkie funkcje działają zgodnie z oczekiwaniami,
• integracyjne – sprawdzenie poprawności integracji platformy z systemami, np. ERP, CRM czy systemem płatności,
• wydajnościowe i obciążeniowe, aby zapewnić niezawodność przy dużym ruchu,
• bezpieczeństwa w celu ochrony danych użytkowników i transakcji,
• akceptacyjne (UAT – User Acceptance Testing) z udziałem kluczowych interesariuszy i użytkowników końcowych.

Błędy wychwycone podczas testów zostaną naprawione zanim oprogramowanie zostanie wypuszczone na produkcję.

5. Uruchomienie

Uruchomienie to najkrótsza faza projektu IT. Polega na przeniesieniu platformy e-commerce B2B do środowiska produkcyjnego i uruchomienie dla użytkowników. Co się dzieje podczas uruchomienia? Przeniesienie kodu i konfiguracja środowiska produkcyjnego, migracja danych, np. przenoszenie danych klientów, produktów i zamówień, uruchomienie platformy i monitoring działania w czasie rzeczywistym. Efektem tych działań jest gotowa do obsługi i sprzedaży platforma B2B.

Po uruchomieniu system przechodzi w fazę utrzymania. Głównym celem tego etapu jest zapewnienie ciągłości działania platformy oraz jej optymalizacja na podstawie danych z użytkowania. Zbierane są dane o błędach i wydajności, funkcje oraz interfejs użytkownika są optymalizowane i dostosowywane do oczekiwań klientów, system jest cyklicznie aktualizowany. Dostawca lub agencja IT zapewniają wsparcie techniczne, aby oprogramowanie działało stabilnie i zgodnie z potrzebami użytkowników.

Proces wdrożenia platformy e-commerce B2B wymaga starannego zaplanowania i przeprowadzenia, aby platforma skutecznie wspierała potrzeby biznesowe. Praca w firmie IT jest uporządkowana zgodnie z metodyką zwinną (Agile) i składa się z cyklicznie powtarzających się etapów wytwarzania oprogramowania. Więcej na temat metodyki posłuchasz w 9 lekcji mojego kursu: Agile, czyli jak pracuje IT.

Jakie dokumenty są potrzebne na etapie analizy i planowania wdrożenia?

Etap analizy i planowania to pierwszy etap projektu IT, czyli projektu wdrożenia platformy e-commerce B2B. Wcześniej napisałam, że najważniejszą i najbardziej czasochłonną rzecz z tego etapu, czyli analizę przedwdrożeniową, warto zrobić o krok wcześniej, jeszcze przed wyborem dostawcy. Przemawia za tym wiele argumentów i korzyści dla Ciebie jako klienta. Więcej na temat analizy przedwdrożeniowej dowiesz się z artykułu Jak przeprowadzić analizę przedwdrożeniową w e-commerce B2B?

W etapie analizy i planowania wdrożenia spotkasz się z następującymi dokumentami: brief projektowy, analiza przedwdrożeniowa, mapa procesów biznesowych, plan integracji, harmonogram wdrożenia. Ta lista nie wyczerpuje wszystkich dokumentów, jakie mogą powstać w tym etapie. Może być też tak, że tych dokumentów będzie mniej lub będą występować zamiennie. Od czego to zależy? Od metodyki pracy i tego, na co się umówisz z dostawcą lub agencją.

W metodyce zwinnej nie „produkuje się” dużej liczby dokumentów, bo z założenia sposób pracy skupia się na cyklicznym wytwarzaniu skończonych elementów, gotowych do użycia. Klient na bieżąco ma możliwość weryfikowania wytworzonego systemu i decydowania, jak będzie się rozwijał. W tej opcji częściej spotkasz się z briefem projektowym niż analizą przedwdrożeniową.

Często w projektach wdrożeniowych występuje swoisty mix metodyk i w pierwszym etapie powstaje analiza przedwdrożeniowa – dokument charakterystyczny dla metodyki kaskadowej. Najczęściej jest to podyktowane tym, że klient chce od razu mieć rozpisany cały projekt i poznać jego finalny koszt. Bywa też tak, że projekt dotyczy mocno specyficznych procesów i firma IT proponuje klientowi analizę, aby dobrze poznać, zrozumieć, rozpisać i wycenić projekt. Więcej na temat różnych form analiz przeprowadzanych przez firmy IT przeczytasz w artykule Analizy w projektach IT - wdrożenie e-commerce B2B.

Mapa lub opis procesów biznesowych oraz mapa integracji to dokumenty, które są dołączane lub stanowią integralną część briefa projektowego lub analizy przedwdrożeniowej. Mapa procesów pomaga zwizualizować, jak platforma e-commerce B2B wkomponuje się w istniejące procesy firmowe, uwzględniając przepływ informacji między systemami (np. ERP, CRM) oraz zadania realizowane przez zespół sprzedaży. Plan integracji opisuje sposób połączenia platformy z istniejącymi systemami, definiując kluczowe punkty integracji, takie jak aktualizacje danych o klientach, stanach magazynowych, zamówieniach czy cennikach.

Harmonogram wdrożenia to plan działań po stronie IT i biznesu. Zawiera opis czynności, przypisanie do firmy odpowiedzialnej za jej wykonanie oraz datę, do kiedy dana czynność musi zostać wykonana. Harmonogram jest bardzo ważnym dokumentem, który dołącza się do umowy wdrożeniowej. Prace przewidziane w projekcie są między sobą mocno zależne i każda strona musi się pilnować ustaleń, aby projekt został zrealizowany w ustalonym terminie i przewidzianej czasochłonności.

Kto powinien być zaangażowany w proces wdrożenia?

Wdrożenie platformy e-commerce B2B to projekt wymagający współpracy kilku kluczowych zespołów i interesariuszy. Z perspektywy biznesu konieczne są osoby z różnych działów, reprezentujące odmienne kompetencje i umiejętności.

LIDER ZESPOŁU

Liderem projektu powinna być osoba z obszaru biznesu, sprzedaży, np. dyrektor lub manager zespołu sprzedaży B2B. Jest on odpowiedzialny za ogólne zarządzanie projektem wdrożeniowym i strategią e-commerce. Koordynuje działania zespołu, nadzoruje realizację celów biznesowych i monitoruje efektywność platformy po wdrożeniu. Powinien posiadać m.in. takie kompetencje: doświadczenie w e-commerce, znajomość procesów B2B, umiejętności zarządzania projektami oraz analitycznego myślenia, a także znajomość strategii sprzedaży online.

SPECJALISTA DS. IT

W zespole powinien się znaleźć specjalista ds. IT. Osoba ta zajmuje się technicznymi aspektami wdrożenia, w szczególności integracją platformy e-commerce z istniejącymi systemami klienta, takimi jak ERP, CRM czy WMS. Odpowiada za konfigurację i utrzymanie połączeń API oraz monitorowanie stabilności integracji. W zakresie kompetencji takiego pracownika powinny się znaleźć: znajomość systemów, z których korzysta firma, umiejętność pracy z API, podstawy programowania oraz doświadczenie w zarządzaniu infrastrukturą IT.

SPECJALISTA DS. SPRZEDAŻY I OBSŁUGI KLIENTA

Ważnym członkiem zespołu jest specjalista ds. sprzedaży i obsługi klienta B2B. Jego rola polega na monitorowaniu doświadczenia użytkownika na platformie oraz realizacji strategii sprzedaży. Wspiera klientów w procesie zakupowym, analizuje ich potrzeby i dostosowuje ofertę do oczekiwań klientów B2B. Specjalista ds. sprzedaży i obsługi klienta powinien bardzo dobrze znać proces sprzedaży B2B, umieć nawiązywać relacje z klientami, znać platformę e-commerce oraz podstawową analitykę sprzedaży.

SPECJALISTA DS. MARKETINGU B2B ONLINE

Dla e-commerce B2B, którego celem jest pozyskiwanie klientów i lojalizowanie obecnych klientów ważną w projekcie osobą jest specjalista ds. marketingu B2B online. Jest on odpowiedzialny za wdrożenie strategii marketingowej wokół platformy e-commerce, w tym kampanie SEO, e-mail marketing, remarketing oraz inne działania promujące ofertę. Powinien znać się na cyfrowym marketingu B2B, działaniach SEO i w zakresie kampanii reklamowych oraz śledzić trendy e-commerce. Warto pomyśleć nad specjalistami ds. contentu (zarządzania treścią) oraz analityki i optymalizacji.

KIEROWNIK MAGAZYNU

W projekcie wdrożeniowym ważną rolę pełni kierownik magazynu. Kluczowymi obszarami dla sprawności działania platformy sprzedażowej B2B oraz wyników sprzedażowych są bowiem: zarządzanie stanami magazynowymi, planowanie i optymalizacja logistyki, obsługa procesów związanych z realizacją zamówień, monitorowanie wskaźników logistycznych czy integracja z systemem WMS, jeśli firma z takiego korzysta. To właśnie z tych obszarów pochodzą kluczowe dla procesu zakupowego informacje, a efektywność logistyczna firmy wpływa na oceny i opinie kontrahentów. To w magazynie bije serce Twojego e-commerce.

KONSULTANT DS. ZARZĄDZANIA ZMIANĄ (OPCJA)

E-commerce B2B często rozpoczyna proces transformacji cyfrowej w firmie. Automatyzacja procesów, nowe wymagania wobec systemu ERP, a czasem również jego wymiana przed wdrożeniem platformy e-commerce, powodują, że firmę trzeba „ułożyć” od nowa. Nowa sytuacja i strach przed nieznanym mogą spowodować opór pracowników przed zmianą. W takiej sytuacji dobrze zdać się na pomoc konsultanta ds. zarządzania zmianą, który posiada umiejętności komunikacyjne i znajomość sposobów adaptacji organizacji. Najlepiej, gdy jest to osoba z zewnątrz.

KONSULTANT WDROŻENIOWY (OPCJA)

Jeśli nie posiadasz w swojej firmie osób z kompetencjami opisanymi powyżej, skorzystaj ze wsparcia doświadczonego konsultanta wdrożeniowego. Zewnętrzny Project Manager przeprowadzi Twoją firmę przez projekt, wyedukuje Twój zespół, wynegocjuje warunki z dostawcą, przypilnuje prac po stronie agencji, pomoże wybrać odpowiednie funkcjonalności i moduły, zoptymalizować ścieżkę zakupową klientów, doradzi, jakie funkcjonalności i procesy najlepiej odpowiadają na potrzeby klientów B2B. Taka osoba będzie bezcennym członkiem zespołu e-commerce w fazie wdrożenia.

Czy przedstawione stanowiska są konieczne lub wyczerpują listę osób zaangażowanych w projekt? Nie. Skład zespołu e-commerce będzie się różnił w zależności od wielkości firmy, skali i zakresu projektu, a nawet budżetu projektowego. Inne kompetencje będą też kluczowe przy budowaniu platformy na silniku open source, a inne gdy wdrażane będzie rozwiązanie SaaS. Kto powinien być zaangażowany w proces wdrożenia? Na to pytanie musisz sobie odpowiedzieć, biorąc pod uwagę specyfikę swojego projektu.

Ile czasu trwa wdrożenie standardowej platformy e-commerce B2B?

Zacznijmy od tego, że nie ma czegoś takiego, jak „standardowa platforma e-commerce B2B”. Każda firma inaczej rozumie „standard”. Wymagania określone jako „standard” będą się mocno różnić np. z powodu branży, w jakiej działasz. Coś, co dla Ciebie będzie „standardem”, dla dostawcy może oznaczać specyfikę Twojego rynku, branży lub Twojej firmy.

Ile czasu trwa wdrożenie? Na to pytanie można odpowiedzieć standardowym „to zależy”.

Jeśli:

• wybierzesz rozwiązanie SaaS,
• skorzystasz z gotowych projektów wyglądu interfejsu,
• zakres Twojego projektu będzie podstawowy (MVP),
• w rozwiązaniu będą dostępne wszystkie wymagane w projekcie funkcjonalności,
• będziesz mieć przygotowaną i uporządkowaną kartotekę produktową,
• systemy, które posiadasz będą gotowe na e-commerce,

to wdrożenie może się zamknąć w okresie miesiąca. To bardzo optymistyczny scenariusz, w którym występuje wiele „IF”, czyli warunków, które musisz spełnić, aby ten idealny scenariusz mógł zaistnieć.

W przypadku platform e-commerce B2B budowanych na silnikach open source, musisz się liczyć z tym, że czas wdrożenia będzie dłuższy niż w przypadku rozwiązań SaaS. Trzeba bowiem dobudować dużo więcej funkcjonalności, a to wpływa na czasochłonność. Silniki open source są w różnym stopniu przygotowane na e-commerce B2B. Agencje zazwyczaj korzystają z dostępnych modułów i wtyczek. Rzadziej zdarza się, aby agencja miała już gotowy „kawałek produktu” pod B2B, co znacznie przyspiesza etap wdrożenia.

Można się pokusić o wyciągnięcie średniego czasu wdrożenia. Zazwyczaj więc wdrożenie platformy B2B trwa od 3 do 6 miesięcy. Widziałam też projekty, w których czas wdrożenia wyniósł 12, a nawet 24 miesiące. Tak więc to naprawdę zależy i to od wielu czynników.

Czy można przyspieszyć wdrożenie platformy B2B?

Średni czas wdrożenia platformy B2B trwa od 3 do 6 miesięcy. Czy można przyspieszyć wdrożenie platformy B2B, a więc skrócić jego czas? Tak, jest to możliwe.

Co musisz zrobić, aby Twoja platforma B2B została szybciej wdrożona?

1. Poświęć więcej czasu na przygotowanie się do wdrożenia. Dzięki temu czas trwania projektu IT się skróci, a Ty ograniczysz koszty usług zewnętrznych.
2. Postaw na MVP (Minimum Viable Product) – minimalnie działający produkt, czyli wersję produktu, która posiada jedynie kluczowe funkcjonalności niezbędne do jego uruchomienia i przetestowania w rynku.
3. Jeśli testujesz model biznesowy, wybierz platformę SaaS. Unikniesz tworzenia infrastruktury i czasochłonnych integracji technicznych, ponieważ dostawca usługi zapewnia gotowy system.
4. Zaplanuj działania szkoleniowe, marketingowe i konfiguracyjne równolegle z pracami po stronie IT. Precyzyjne planowanie i harmonogram, określający szczegółowe etapy wdrożenia, przydzielanie odpowiedzialności i wyznaczenie kamieni milowych, pozwalają uniknąć opóźnień.
5. Zatrudnij konsultanta zajmującego się wdrożeniami e-commerce B2B. W kilka minut rozstrzygnie sprawy, nad którymi Twój zespół będzie główkował dniami albo tygodniami.

Równie ważnymi kwestiami przyspieszającymi wdrożenie e-commerce B2B będą zarządzanie projektem, skuteczna i precyzyjna komunikacja między zespołami czy zaangażowanie i współpraca. Niejednokrotnie projekt wydłuża sie z powodu nieporozumień lub błędów w komunikacji. Jest to duże zagrożenie, szczególnie w przypadkach, gdy klient nie dysponuje kompetencjami IT w swojej firmie. Gdy wkraczasz na nieznany obszar, zatrudnij człowieka, który będzie Twoim przewodnikiem i tłumaczem. To Twój wentyl bezpieczeństwa i gwarancja sukcesu.

Czy wdrożenie obejmuje integrację z istniejącymi systemami firmy, jak ERP lub CRM?

Wdrożenie platformy B2B obejmuje integrację z istniejącymi systemami firmy, takimi jak ERP (Enterprise Resource Planning) czy CRM (Customer Relationship Management). Integracja tych systemów jest kluczowa, aby platforma mogła działać efektywnie i zapewniać płynne zarządzanie danymi oraz usprawnienie procesów biznesowych.

Integracja platformy e-commerce B2B z rozwiązaniami funkcjonującymi w obecnym ekosystemie infrastrukturalnym firmy zapewnia:

• aktualizację stanów magazynowych i cen, dzięki czemu klienci mogą na bieżąco przeglądać dostępność produktów, a sprzedawca unika sytuacji, w których sprzedawane są produkty niedostępne w magazynie,
• automatyzację procesów – dane są automatycznie wymieniane między systemami, co eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania informacji, zmniejsza ryzyko błędów oraz przyspiesza procesy biznesowe, np. zamówienia składane przez klientów na platformie B2B mogą być automatycznie przekazywane do systemu ERP,
• personalizację ofert – integracja z CRM pozwala na zbieranie danych o klientach (np. historia zakupów, preferencje produktowe), co umożliwia personalizację ofert, tworzenie dedykowanych promocji oraz budowanie lepszych relacji z klientami B2B,
• zarządzanie zamówieniami i fakturowaniem – integracja pozwala synchronizować zamówienia, faktury i płatności między systemami, co ułatwia zarządzanie zamówieniami, przyspiesza ich realizację i poprawia kontrolę finansową,
• raportowanie i analizę danych – dane zebrane z platformy e-commerce, ERP i CRM mogą być zintegrowane w jednym miejscu, co ułatwia analizę sprzedaży, monitorowanie zachowań klientów oraz optymalizację procesów biznesowych. Dzięki temu firma zyskuje pełniejszy obraz działalności i może podejmować uzasadnione decyzje.

Integracja z systemami ERP i CRM może wymagać czasu i precyzyjnego planowania, zwłaszcza jeśli istniejące systemy są starsze lub nie mają gotowych API do połączeń z platformą e-commerce.

Jakie są najważniejsze funkcjonalności platformy e-commerce B2B, które należy włączyć na początku?

Przy wdrażaniu platformy e-commerce B2B warto skupić się na podstawowych funkcjonalnościach, które od początku zapewnią jej efektywność i odpowiedzą na potrzeby klientów B2B. Czy podstawowe znaczy najważniejsze? Niekoniecznie. Jeśli Twoim celem jest „ma działać”, to podstawowe funkcjonalności będą jednocześnie najważniejszymi. Jeśli Twoim celem jest „ma sprzedawać”, to najważniejszą funkcjonalnością może się okazać dedykowany moduł, dzięki któremu zaangażujesz kontrahentów do korzystania z platformy.

Jakie podstawowe funkcjonalności są najważniejsze w platformie e-commerce B2B?

1. Rejestracja i logowanie klientów B2B – platforma powinna umożliwiać rejestrację kont B2B z możliwością przydzielania uprawnień dla różnych pracowników danej firmy.
2. Spersonalizowane ceny i rabaty – klienci B2B mają indywidualnie ustalone ceny, rabaty lub specjalne warunki płatności; platforma powinna wspierać konfigurację dedykowanych cenników i polityki rabatowej dla różnych grup klientów.
3. Obsługa różnych metod płatności i opcji kredytowych – platforma powinna posiadać różne metody płatności (online, kredyt kupiecki, przedpłata, płatności odroczone).
4. Szybkie opcje zamawiania – w B2B klienci zazwyczaj dobrze znają produkty, które kupują, dlatego platforma powinna umożliwiać szybkie stworzenie zamówienia (z pliku csv, przez ponowienie historycznych zamówień).
5. Dostępność towarów – platforma powinna móc pokazywać dostępność produktów, umożliwiać zapisanie się na powiadomienie o dostępności produktów lub pokazywać datę ponownego pojawienia się produktu w magazynie.
6. Zarządzanie zamówieniami i historią zakupów – ważne, aby użytkownicy mogli przeglądać historię zamówień, śledzić aktualne statusy zamówień i mieć możliwość ich powtarzania.
7. Obsługa zapytań ofertowych – platforma B2B powinna umożliwiać klientom składanie zapytań ofertowych na większe ilości produktów lub specjalne zamówienia i negocjować ceny zakupu.
8. Integracja z systemem ERP – aby wiele z powyższych rzeczy przebiegało sprawnie, platforma powinna się integrować np. z systemem ERP i automatycznie synchronizować dane.

Jakie funkcjonalności są najważniejsze dla zaangażowania kontrahentów?

W przypadku funkcjonalności budujących zaangażowanie klientów nie ma prostej odpowiedzi. Dla jednych wystarczająca będzie możliwość zobaczenia pełnej oferty produktowej, swojej ceny oraz dostępności produktów. W innym przypadku może się okazać, że dopiero ofertownik, program lojalnościowy lub konfigurator produktowy są w stanie skłonić klientów do przejścia w opcję self-service. Dopiero po dokładnym określeniu i zbadaniu grupy docelowej, można określić, co będzie najważniejszą funkcjonalnością we wdrażanej platformie e-commerce B2B.

Czy platforma B2B powinna zostać przetestowana przed uruchomieniem?

Zdecydowanie tak. Platforma B2B powinna zostać dokładnie przetestowana przed uruchomieniem, aby upewnić się, że wszystkie kluczowe funkcjonalności działają sprawnie i spełniają oczekiwania klientów. Testowanie jest niezbędne, aby zidentyfikować i naprawić ewentualne błędy oraz zoptymalizować platformę pod kątem wygody i efektywności użytkowników B2B.

W pierwszej części artykułu wymieniłam rodzaje testów, które przechodzi platforma przed uruchomieniem produkcyjnym. W tym miejscu skupię się na testach, które powinien wykonać klient po swojej stronie. Testy QA (Quality Assurance) po stronie klienta mają kluczowe znaczenie dla udanego wdrożenia platformy e-commerce B2B, ponieważ pozwalają na wczesne wykrycie błędów, ocenę funkcjonalności i zapewnienie, że platforma spełnia oczekiwania użytkowników końcowych.

Testy QA po stronie klienta mają na celu:

• weryfikację zgodności z wymaganiami – sprawdzają, czy platforma spełnia wszystkie założone wymagania biznesowe, np. spersonalizowane cenniki, zarządzanie kontem firmowym, funkcje rejestracji i logowania,
• dostosowanie do specyfiki procesów B2B – pozwalają sprawdzić, jak platforma wspiera unikalne procesy B2B, takie jak zapytania ofertowe, obsługa dużych zamówień czy zarządzanie kontami wielu użytkowników z jednej firmy,
• testowanie integracji z systemami wewnętrznymi – klienci mogą sprawdzić, czy platforma prawidłowo integruje się z ich systemami ERP, CRM czy magazynowymi (WMS),
• zapewnienie pozytywnego doświadczenia użytkownika – pomagają ocenić wygodę i intuicyjność platformy z perspektywy użytkowników końcowych; pozwalają zidentyfikować elementy, które mogą wymagać optymalizacji,
• wczesne wykrywanie błędów i ograniczenie ryzyka – można zidentyfikować ewentualne błędy, które mogłyby zakłócić działanie platformy po wdrożeniu i spowodować kosztowne przestoje i poprawki po uruchomieniu,
• potwierdzenie gotowości platformy do uruchomienia – stanowią ostateczną weryfikację gotowości platformy do uruchomienia; umożliwiają akceptację końcowego produktu i upewnienie się, że platforma spełnia standardy jakości oraz jest zgodna z celami projektu.

Jak widzisz, testy QA po stronie klienta pełnią istotną rolę w zapewnieniu wysokiej jakości wdrożenia platformy e-commerce B2B. Dają pewność, że platforma będzie działać zgodnie z oczekiwaniami i spełni potrzeby biznesowe oraz techniczne, co jest kluczowe dla jej przyszłej wydajności i satysfakcji klientów.

Jakie są najczęstsze wyzwania podczas wdrażania platformy B2B?

Wdrożenie platformy e-commerce B2B wiąże się z wieloma wyzwaniami, które mogą wpłynąć na czas, budżet i sukces projektu. Jeśli zrozumiesz te trudności i dobrze się przygotujesz do projektu, to tym samym zwiększasz szanse na jego powodzenie.

Najczęstsze wyzwania podczas wdrażania platformy B2B to:

• Integracja z istniejącymi systemami – integracje potrafią być skomplikowane i czasochłonne. Różnice w strukturze danych, brak wsparcia API lub konieczność dostosowania połączeń mogą powodować opóźnienia i błędy. Niesprawna integracja może wpłynąć na synchronizację stanów magazynowych, aktualizację cen oraz zarządzanie zamówieniami.
• Spersonalizowane warunki cenowe dla klientów B2B – mechanizm indywidualnych i grupowych cenników (warunków handlowych, rabatników) bywa bardzo skomplikowany. Jednocześnie naliczanie odpowiedniej ceny bazowej w połączeniu z promocjami sezonowymi jest kluczowe dla poprawności rozliczeń między firmami.
• Zarządzanie dużą liczą atrybutów produktowych i wyszukiwaniem – w niektórych branżach produkty posiadają bardzo dużo cech, które trzeba zaprezentować w platformie w wielu miejscach i w różnej postaci. Atrybuty towarowe pełnią też ważną rolę w wyszukiwaniu produktów. Optymalizacja struktury katalogu produktowego, szczególnie przy rozszerzonej wariantowości, potrafi być największym wyzwaniem wdrożenia.
• Złożone procesy zakupowe i długie cykle decyzyjne – w handlu B2B funkcjonują długie i złożone procesy zakupowe. W platformie B2B trzeba je odwzorować i zachować ich logikę. Procesy takie jak: zapytania ofertowe, negocjacje warunków cenowych, akceptacje na różnych poziomach organizacyjnych wymagają dostosowania platformy do specyfiki biznesowej.
• Zarządzanie zmianą i szkolenie zespołu – wdrożenie nowej platformy często wymaga zmian w codziennych procesach firmy, co może budzić opór ze strony zespołu. Przeprowadzenie odpowiedniego szkolenia oraz komunikacja wartości wdrożenia pomagają zwiększyć akceptację i efektywność użytkowania platformy przez pracowników.
• Kontrola kosztów i harmonogramu projektu – w miarę rozwoju projektu mogą pojawiać się nowe potrzeby i wymagania, które zwiększają jego złożoność i koszty. Kontrola budżetu i harmonogramu wymaga ścisłego nadzoru oraz elastyczności w zarządzaniu zakresem projektu.

Najlepszym sposobem na przezwyciężenie wyzwań jest wczesne planowanie, zaangażowanie kluczowych interesariuszy i dokładna analiza potrzeb. Dodatkowo warto prowadzić regularne testy i monitorować postępy projektu, aby zidentyfikować potencjalne problemy na wczesnym etapie i odpowiednio na nie zareagować.

Jak zarządzać zmianami w organizacji podczas wdrożenia platformy B2B?

Wątek zmiany w organizacji pojawił się już kilka razy w tym artykule. Warto przyjrzeć się temu zagadnieniu z bliska. Dlaczego w ogóle mowa tu o zmianie? Dlaczego to jest takie ważne przy wdrażaniu narzędzia w firmie? Bo przecież platforma B2B to kolejne narzędzie, które wprowadzamy w swojej organizacji.

Pomysł wdrożenia platformy e-commerce B2B pojawia się w firmach z różnych powodów. Więcej na ten temat pisałam w artykule Obawy przed e-commerce B2B.

Jeśli Twoja firma jest słabo scyfryzowana, opiera się na wieloletnich pracownikach, podstawą sprzedaży B2B są handlowcy, a w kulturze organizacji brak otwartości i przejrzystości działań, to możesz miec duże problemy z wdrożeniem handlu B2B przez Internet.

Oporowymi będą Twoi pracownicy. Tylko poprawne przeprowadzenie procesu zmiany i wprowadzenia ludzi w tryb zmiany, pozwoli z optymizmem patrzeć na projekt. Musisz się też pogodzić z myślą, że nie wszystkim taka zmiana się spodoba. Nie wszyscy się odnajdą w nowej rzeczywistości i będą kontynuować pracę w Twojej firmie. Z niektórymi to Ty postanowisz się rozstać. Ten projekt może wiele zweryfikować i zmienić w Twoim biznesie.

Jak zarządzać zmianą w organizacji? Skorzystaj z kilku wskazówek poniżej lub zatrudnij konsultanta, którzy pomoże Twojej firmie przejść ten proces.

W zarządzaniu zmianą kluczowe są:

• Zaangażowanie kluczowych interesariuszy od początku projektu. Włączenie kluczowych pracowników, liderów zespołów i decydentów już na etapie planowania pozwala im lepiej zrozumieć cel wdrożenia i wpływ platformy na ich obszary działania. To z kolei buduje poczucie współodpowiedzialności za projekt i motywację do jego wsparcia.
• Transparentna komunikacja i edukacja. Jasna komunikacja na temat powodów wdrożenia, korzyści dla organizacji i zespołu oraz zmian w codziennych procesach zmniejsza niepewność i obawy pracowników. Regularne informowanie o postępach projektu oraz możliwości, jakie daje nowa platforma, pomagają budować akceptację.
• Przeprowadzenie szkoleń i warsztatów. Wdrożenie platformy B2B często wymaga nowych umiejętności, szczególnie w zakresie obsługi systemu i integracji z innymi procesami. Zorganizowanie szkoleń oraz warsztatów praktycznych dla pracowników pozwala im szybciej przystosować się do nowych funkcji platformy i zminimalizować czas potrzebny na adaptację.
• Stworzenie zespołu wsparcia lub "championów zmiany". Warto wyznaczyć grupę pracowników (np. liderów zespołów lub tzw. championów zmiany), którzy przejmą rolę wsparcia technicznego i operacyjnego dla swoich zespołów. Takie osoby mogą pełnić rolę pierwszej linii kontaktu w przypadku pytań lub problemów.
• Stopniowe wdrażanie funkcjonalności. Wdrożenie pełnej funkcjonalności platformy na raz może być przytłaczające dla zespołu. Lepszym rozwiązaniem jest podejście etapowe, np. wdrożenie podstawowych funkcji na początek, a bardziej zaawansowanych w kolejnych fazach. Pozwala to pracownikom stopniowo przyzwyczaić się do platformy i lepiej zrozumieć jej możliwości.
• Otwartość na feedback pracowników i sprawczość. Zachęcanie pracowników do dzielenia się opiniami, zgłaszania problemów oraz pomysłów na usprawnienia pozwala na bieżąco wprowadzać potrzebne poprawki. Feedback jest cennym źródłem informacji o tym, co działa, a co wymaga dostosowania. Poczucie sprawczości angażuje pracowników do kreatywności i rozwoju Twojej firmy.
• Monitorowanie i mierzenie efektów wdrożenia. Regularne monitorowanie, czy wdrożenie platformy przynosi oczekiwane efekty, pozwala szybko dostosować działania i usprawnić procesy tam, gdzie jest to konieczne. Wyznaczenie kluczowych wskaźników (KPI) pozwala ocenić sukces wdrożenia oraz wpływ platformy na produktywność i sprzedaż.
• Motywacja i docenienie zespołu. Proces zmian może być wyzwaniem, dlatego ważne jest, aby doceniać i motywować pracowników za ich zaangażowanie i otwartość na nowe technologie. Może to obejmować uznanie w formie nagród, publiczne docenienie osiągnięć czy zapewnienie dodatkowego wsparcia.

Zarządzanie zmianą zacznij na bardzo wczesnym etapie projektu e-commerce, jeszcze zanim pomyślisz nawet o dostawcy i projekcie IT. Aby nic Ci nie wybuchło podczas wdrożenia systemu, zadbaj o środowisko, w którym projekt będzie realizowany. Współpracę z klientami bardzo często zaczynam od tzw. warsztatu wprowadzającego dla Zarządu i pracowników na temat tego, co e-commerce B2B zmieni w Twoim przedsiębiorstwie. Opowiadam, czym jest e-commerce, jakie wymagania stawia przed firmą, jak na nią wpływa. Omawiam obawy pracowników z różnych działów, odpowiadam na dowolne pytania, rozwiewam wątpliwości. Przeprowadzam sesje 1:1, aby w komfortowych warunkach każdy mógł zadać pytania lub podzielić się obawami, których nie chciał wypowiedzieć publicznie. Praca z ludźmi jest równie ważna, jak praca koncepcyjna nad strategią czy wdrożeniowa.

Jakich błędów unikać w procesie wdrożenia?

Wdrożenie platformy B2B to złożony proces, a unikanie typowych błędów może znacznie zwiększyć szanse na jego sukces. O błędach w projekcie e-commerce opowiadałam podczas 25. Targów eHandlu w Warszawie. Omówiłam tam dokładnie 6 błędów, po 2 w 3. głównych etapach projektu e-commerce.

Na proces wdrożenia ma wpływ wiele czynników. W każdym z nich można popełnić błędy, których konsekwencje będą się za Tobą ciągnąć w trakcie realizacji projektu. Jedną z takich rzeczy jest brak jasnych celów i strategii, który prowadzi do wdrażania „czegoś”, „czegokolwiek”. Aby tego uniknąć, należy od początku zdefiniować cele biznesowe oraz określić, jakie kluczowe funkcje ma spełniać platforma. Dzięki temu projekt zachowa spójność i będzie wolny od niepotrzebnych funkcji, które podnoszą koszty i wydłużają czas wdrożenia.

Niedostateczne zaangażowanie interesariuszy, takich jak zespoły sprzedaży, IT, marketingu czy logistyki, może skutkować tym, że platforma nie będzie zgodna z rzeczywistymi potrzebami firmy. Angazowanie kluczowych działów od samego początku pozwala uzyskać ich wkład w projekt i gwarantuje, że platforma sprosta ich oczekiwaniom.

Brak lub ograniczone testy jakości (QA) to kolejny istotny błąd. Zaufanie do dostawcy i ograniczenie testów po stronie klienta może prowadzić do licznych błędów technicznych i funkcjonalnych, które negatywnie wpływają na doświadczenie użytkowników. Nie oddawaj tak ważnej rzeczy w ręce agencji. Wykonaj QA testy po stronie biznesu.

Kolejny błąd polega na niedoszacowaniu czasu i kosztów projektu, co może prowadzić do przekroczenia budżetu i przestojów. Projekty B2B wymagają realistycznego podejścia do kosztów i zasobów, a także rezerwy czasowej, aby zapewnić płynność działań i elastyczność w zarządzaniu projektem.

Wreszcie, ignorowanie feedbacku od użytkowników końcowych może skutkować wdrożeniem platformy, która nie spełnia ich oczekiwań. Zbieranie opinii użytkowników, zwłaszcza na etapie testów akceptacyjnych, pozwala dostosować platformę do rzeczywistych potrzeb i poprawić jej intuicyjność.

Podczas wdrożenia platformy e-commerce B2B można popełnić masę błędów. Dlatego, jeśli nie masz doświadczenia w zarządzaniu projektami technologicznymi, to postaw na początek na edukację w tym zakresie. Rozważ też zatrudnienie zewnętrznego konsultanta na czas projektu. Osoba taka wykorzysta swoje doświadczenie i wiedzę, które przekaże do Twojej firmy. Wsparcie eksperta zapewni Ci bezpieczeństwo inwestycji.

Jak wdrożyć platformę e-commerce B2B?

Wdrożenie platformy e-commerce B2B to złożony proces, który wymaga starannego planowania, współpracy zespołowej oraz unikania błędów. W artykule poruszyłam wiele kwestii związanych z projektem wdrożenia platformy B2B. Teraz masz już lepszą orientację, jak wygląda ta część projektu e-commerce. Wiesz też, jakich kompetencji potrzebujesz, aby sprawnie przejść wdrożenie platformy B2B.

Jeśli po przeczytaniu tego artykułu, w Twojej głowie pojawiły się pytania, to napisz do mnie na barbara@etatar.pl Pomogę Ci znaleźć na nie odpowiedź.

A jeśli podobają Ci się moje artykuły, a zawarte w nich treści są dla Ciebie wartościowe, to zapisz się do mojego newslettera. Raz w miesiącu otrzymasz powiadomienie o nowych materiałach na blogu, w multimediach lub o wydarzeniach związanych z e-commerce. Subskrybenci newslettera otrzymują też bonusy w postaci szablonów oraz specjalnych ofert cenowych moich usług.